Come scrivere il verbale di una riunione partendo dalla registrazione

Verbale e trascrizione non sono la stessa cosa

Chi fa da segretario in un'assemblea di condominio, in un consiglio di dipartimento o nel direttivo di un'associazione lo sa: il verbale non è la registrazione messa per iscritto. È un documento sintetico e formale che deve riportare data, ora e luogo, i presenti e gli eventuali deleganti, la verifica del numero legale, chi presiede e chi verbalizza, l'ordine del giorno, le decisioni prese e l'esito delle votazioni. Le discussioni si riassumono, salvo quando qualcuno chiede espressamente che la propria dichiarazione venga messa a verbale.

La trascrizione, al contrario, è tutto il parlato, comprese le esitazioni, le battute e i discorsi che si accavallano. Serve come materiale di partenza: permette di ritrovare in pochi secondi il momento in cui è stata votata una spesa o in cui un consigliere ha formulato un'obiezione, senza riascoltare due ore di audio. Pensatela come la sbobinatura di una lezione universitaria: utile, ma non ancora un testo da consegnare. Per i principi generali c'è anche la guida su che cos'è la sbobinatura e come farla.

Registrare bene: metà del lavoro si fa prima della riunione

La qualità della trascrizione dipende soprattutto dall'audio. Qualche accorgimento semplice cambia molto il risultato:

• Mettete il telefono o il registratore al centro del tavolo, lontano da proiettori, condizionatori e bicchieri.
• In sale grandi, come un'aula o il salone di un condominio, valutate un secondo dispositivo vicino a chi presiede.
• Chiedete a chi interviene di dire nome e cognome (o interno e scala, in condominio) prima di parlare: la trascrizione non riconosce le voci, quindi solo così saprete chi ha detto cosa.
• Fate annunciare ad alta voce il passaggio a ogni punto dell'ordine del giorno e l'esito di ogni votazione, con i favorevoli, i contrari e gli astenuti.
• Evitate che due persone parlino insieme: nei momenti accesi il parlato sovrapposto diventa quasi intrascrivibile.

Sul telefono, l'app di memo vocali dell'iPhone salva in genere file M4A, un formato che si può caricare senza conversioni. Altri consigli pratici sono raccolti nella guida su come registrare l'audio con il telefono per la trascrizione (in inglese).

Consenso e dati personali: cosa considerare

Registrare una riunione significa trattare la voce e le opinioni di persone identificabili. In generale la normativa sulla protezione dei dati chiede di informare i partecipanti, di avere una base chiara per registrare, di usare la registrazione solo per lo scopo dichiarato e di non conservarla più del necessario. Una prassi diffusa è annunciare la registrazione in apertura, chiedere se qualcuno si oppone, farlo risultare nel verbale e cancellare il file dopo l'approvazione del verbale.

Molti regolamenti di condominio, di ateneo o di associazione disciplinano già questo aspetto: controllate il vostro e, per università ed enti pubblici, chiedete al responsabile della protezione dei dati. Queste sono indicazioni generali, non una consulenza legale.

Dalla registrazione al testo con mydubly

mydubly è un'app web che trasforma un file audio o video in testo direttamente dal browser; l'interfaccia è in inglese, ma i passaggi sono pochi.

1. Aprite mydubly e trascinate il file nell'area «Drop audio here» (per una videoconferenza registrata usate invece «Drop a video here»).
2. Lasciate disattivato l'interruttore «Audio and text output»: così otterrete la trascrizione con gli orari, che per un verbale è quello che serve. La lingua parlata viene riconosciuta da sola; in «Select language» scegliete quella stessa lingua, per esempio Italian, e il testo torna senza traduzione.
3. Premete «Transcribe audio» e tenete aperta la scheda finché il lavoro non è finito: se la chiudete il lavoro viene annullato.
4. Scaricate il file con «Download timestamped transcript», che riporta l'orario di ogni segmento, oppure con «Download transcript» per il solo testo continuo.

Formati accettati: MP3, WAV, M4A, AAC, OGG, FLAC e WebM per l'audio; MP4, MOV, WebM, MKV e M4V per il video. Ogni file può durare al massimo 2 ore: una seduta più lunga va divisa in due parti prima del caricamento. I messaggi vocali di WhatsApp in formato .opus non sono accettati e vanno prima convertiti in MP3 o M4A; il procedimento è spiegato nell'articolo su come trascrivere gli audio di WhatsApp.

Quanto alla riservatezza, il file viene elaborato via HTTPS e l'audio caricato, insieme ai risultati, viene cancellato dal server entro 30 minuti dalla fine del lavoro. Il riconoscimento vocale è basato su Whisper, un modello open source; la precisione dipende dalla qualità della registrazione, dagli accenti e dalle sovrapposizioni. Trovate tutte le opzioni nella pagina dedicata alla trascrizione da audio a testo (in inglese).

Cosa mydubly non fa per il vostro verbale

È meglio saperlo prima, per non aspettarsi un verbale pronto:

• Non produce riassunti: non c'è una funzione che estrae decisioni o punti salienti. Il testo che scaricate è la trascrizione completa.
• Non distingue chi parla: non ci sono etichette tipo "Presidente" o "Consigliere Rossi". Per questo è così utile far dire il nome prima di ogni intervento.
• Non c'è un editor integrato: la trascrizione si corregge nel file scaricato, con Word, Google Documenti o un qualsiasi editor di testo.
• Non funziona in diretta e non si collega a Zoom, Meet o Teams: serve il file registrato.

Se volete capire perché il riconoscimento dei parlanti è un problema tecnico a sé, c'è una spiegazione sulla diarizzazione dei parlanti (in inglese).

Dal trascritto al verbale in cinque passaggi

1. Segnate i punti di svolta: scorrete la trascrizione e annotate l'orario in cui inizia ciascun punto dell'ordine del giorno. Le frasi "passiamo al punto…" sono i vostri segnalibri.
2. Estraete le decisioni: per ogni punto cercate la formulazione della proposta e l'esito del voto. Se l'esito non è stato detto chiaramente, riascoltate quei secondi grazie all'orario.
3. Attribuite gli interventi: abbinate a ogni intervento rilevante il nome dichiarato, oppure quello che ricordate dagli appunti presi in sala.
4. Riformulate in forma indiretta: "Il sig. Bianchi lamenta infiltrazioni nel box auto e chiede un sopralluogo" è più adatto di una citazione letterale con tutte le esitazioni.
5. Verificate numeri e nomi: importi, millesimi, date di scadenza e cognomi sono proprio i punti in cui la trascrizione automatica sbaglia più spesso.

Chi preferisce un approccio più generale, anche per riunioni di lavoro meno formali, può leggere come passare dalla registrazione di una riunione agli appunti (in inglese).

Esempio: un'assemblea di condominio

L'esempio mostra il punto chiave: la trascrizione dice che si è votato e come, ma i millesimi corrispondenti a ogni condomino li ricava il segretario dal foglio presenze. Nessuno strumento di trascrizione li può dedurre dall'audio.

Sul fronte dei costi, una seduta di due ore trascritta con mydubly costa 120 crediti ($0,12), mentre un'assemblea di tre ore divisa in due file da 2 ore e da 1 ora costa 180 crediti in tutto ($0,18). I 100 crediti gratuiti dell'iscrizione coprono un'ora di trascrizione con 40 crediti di avanzo, abbastanza per provare con un'assemblea breve.

Il caso del consiglio di dipartimento

Nelle università il verbale del consiglio di dipartimento viene di solito approvato nella seduta successiva, e capita che un docente chieda di rettificare la sintesi del proprio intervento. Avere la trascrizione con gli orari permette di rispondere con precisione: si ritrova il passaggio, lo si riascolta e si decide se la rettifica è fondata.

Un altro vantaggio riguarda le delibere lunghe, come le programmazioni didattiche o le chiamate di ricercatori, dove i dettagli contano. Il segretario può copiare dalla trascrizione l'esatta formulazione approvata, invece di affidarsi alla memoria. Resta valido quanto detto per i dati personali: la registrazione va gestita secondo il regolamento d'ateneo e cancellata quando non serve più.

Errori da evitare

• Incollare la trascrizione nel verbale: un verbale di trenta pagine con tutte le interiezioni non è più leggibile né più valido di uno di tre pagine ben scritto.
• Dimenticare chi entra ed esce: se un consigliere lascia la sala prima di un voto, va annotato, e la registrazione spesso non lo rivela.
• Fidarsi dei numeri trascritti: un "duemila" può diventare "2.000" o "200" a seconda di come è stato pronunciato. Controllate sempre importi e millesimi.
• Conservare l'audio per anni "per sicurezza": se il regolamento non lo prevede, tenerlo oltre l'approvazione del verbale aumenta solo i rischi.