Rédiger un compte rendu de réunion à partir d'un enregistrement

Compte rendu, procès-verbal, relevé de décisions : bien choisir le document

Avant d'écrire, sachez ce qu'on attend de vous. Les trois documents se ressemblent, mais n'ont pas le même niveau de détail.

Compte rendu

Restitue les échanges de façon synthétique et neutre, avec les arguments principaux, les décisions et les actions. C'est le format le plus courant en entreprise.

Procès-verbal

Document formel, souvent exigé pour les assemblées générales d'associations, les conseils d'administration, les CSE ou les copropriétés. Il consigne les présents, les votes et les résolutions ; sa forme peut être encadrée par les statuts ou les textes applicables.

Relevé de décisions

Version courte : uniquement ce qui a été décidé et qui s'en charge. Idéal pour les réunions d'équipe hebdomadaires.

Si vous rédigez un procès-verbal ayant une valeur juridique, vérifiez les règles propres à votre structure (statuts, règlement intérieur) : ce guide traite de la méthode de rédaction, pas des obligations légales.

Enregistrer la réunion dans de bonnes conditions

Un bon compte rendu commence avant la réunion. Deux sujets comptent : l'accord des participants et la qualité du son.

Annoncez l'enregistrement au début de la séance, expliquez à quoi il servira (rédiger le compte rendu) et combien de temps il sera conservé. Si quelqu'un s'y oppose, prenez des notes à la main pour cette réunion. Ces précautions rejoignent ce que le RGPD attend généralement : informer les personnes, limiter l'usage à la finalité annoncée, ne pas garder les données plus longtemps que nécessaire. Notre article sur le RGPD et la transcription détaille ces principes ; pour un cas précis, interrogez votre délégué à la protection des données.

Côté son :

• En salle, posez le téléphone ou l'enregistreur au centre de la table, loin du vidéoprojecteur et de la climatisation.
• Demandez aux participants de ne pas parler tous en même temps : c'est utile pour la réunion, et indispensable pour la transcription.
• En visioconférence, utilisez la fonction d'enregistrement de votre outil, qui produit le plus souvent un fichier MP4 ou M4A que vous récupérez ensuite.
• Notez à la main l'heure des moments clés (« 10 h 25 : décision sur le budget ») : ces repères vous feront gagner beaucoup de temps.

Obtenir la transcription avec mydubly, sans en attendre plus qu'il ne fait

mydubly transcrit le fichier de votre réunion dans votre navigateur. Pour un enregistrement audio, déposez-le dans « Drop audio here » et cliquez sur « Transcribe audio » ; pour un enregistrement vidéo de visio, déposez-le dans « Drop a video here » et cliquez sur « Transcribe video ». Laissez l'interrupteur de sortie complète désactivé : vous restez en mode transcription seule, au tarif le plus bas. Récupérez ensuite le texte avec « Download transcript » et, surtout, la version horodatée avec « Download timestamped transcript ». La page audio en texte (en anglais) présente l'outil.

Pour une vidéo de visio, le fichier reste dans votre navigateur : seul l'audio en est extrait et envoyé en HTTPS, puis supprimé du serveur dans les 30 minutes après la fin du travail. Gardez l'onglet ouvert jusqu'au bout, sinon le travail est annulé.

Soyons clairs sur les limites, car le mot « IA » crée souvent des attentes. mydubly ne rédige pas le compte rendu et ne produit aucun résumé. Il n'indique pas qui parle : le texte arrive sans noms d'intervenants. Il ne se connecte ni à Teams, ni à Zoom, ni à Meet, et ne fonctionne pas en direct pendant la réunion : il traite un fichier déjà enregistré. Il n'offre pas d'éditeur de texte ; vous travaillez sur le fichier téléchargé dans Word ou tout autre traitement de texte. Enfin, la langue est détectée automatiquement : si la réunion alterne français et anglais, les deux langues sont transcrites telles qu'entendues, avec des imperfections aux transitions.

De la transcription au compte rendu : la méthode en cinq passes

Une transcription d'une heure de réunion fait souvent une dizaine de pages. La lire de bout en bout en rédigeant au fil de l'eau est la meilleure façon d'obtenir un compte rendu trop long. Procédez plutôt par passes successives.

1. Le survol : parcourez le texte en repérant le passage d'un point de l'ordre du jour au suivant. Notez l'horodatage de chaque transition.
2. Les décisions : surlignez d'une couleur chaque phrase qui tranche (« on part là-dessus », « c'est validé », « on reporte »).
3. Les actions : d'une autre couleur, chaque engagement avec un responsable et, si possible, une échéance.
4. La rédaction : pour chaque point de l'ordre du jour, résumez l'essentiel des échanges en deux à cinq phrases, puis listez décisions et actions.
5. La vérification : pour chaque chiffre, date ou nom, revenez à l'audio grâce aux horodatages. Une reconnaissance vocale peut confondre « quinze » et « seize », ou mal orthographier le nom d'un fournisseur.

Cette méthode suit la logique de l'ordre du jour, pas celle de la conversation. Si un sujet a été abordé en début de réunion puis repris à la fin, regroupez les deux passages dans le même point.

La structure type d'un compte rendu

Voici une trame qui convient à la plupart des réunions de travail :

• En-tête : intitulé de la réunion, date, lieu ou outil de visio, rédacteur.
• Participants : présents, excusés, invités ponctuels.
• Ordre du jour rappelé en une liste.
• Un paragraphe par point : contexte en une phrase, synthèse des échanges, décision prise ou absence de décision.
• Tableau des actions : action, responsable, échéance.
• Points en suspens à reprendre.
• Date de la prochaine réunion.

On le voit : le compte rendu ne reprend ni les hésitations ni le tutoiement, il garde le fond. Les liens vers les comptes rendus tirés d'un enregistrement (en anglais) et l'art de résumer une transcription (en anglais) proposent d'autres exemples de reformulation.

Attribuer les propos sans identification automatique des locuteurs

Puisque la transcription ne dit pas qui parle, il faut reconstituer les attributions. Bonne nouvelle : un compte rendu en a beaucoup moins besoin qu'une retranscription intégrale.

• Attribuez systématiquement les actions et les décisions : c'est indispensable.
• Attribuez les positions seulement quand elles comptent (« La direction financière émet une réserve sur le calendrier »), plutôt qu'à chaque intervention.
• Appuyez-vous sur vos notes manuscrites et sur les prénoms prononcés dans l'échange (« Karim, tu nous fais… »), très fréquents en réunion.
• En visio, l'enregistrement vidéo montre souvent qui a la parole : un coup d'œil à l'horodatage concerné suffit.
• En cas de doute, demandez à l'intéressé plutôt que de deviner.

Si vous devez produire une retranscription mot à mot, avec chaque intervenant nommé, il s'agit d'un autre exercice ; notre article sur la retranscription intégrale ou ciblée aide à décider du niveau de détail nécessaire.

Rester neutre et faire valider

Le compte rendu engage son rédacteur. Quelques règles de style, classiques dans les administrations comme dans les entreprises :

• Style indirect et ton factuel : « Le service commercial indique que… » plutôt que des citations entre guillemets.
• Pas de jugement ni d'adjectif qui colore (« une remarque pertinente », « un échange tendu ») : rapportez les positions, pas l'ambiance.
• Un temps cohérent, présent ou passé composé, sur tout le document.
• Des phrases courtes, des sigles développés à leur première apparition.

Envoyez une version provisoire aux participants avec un délai de relecture, puis diffusez la version validée. La transcription vous sert alors de référence en cas de désaccord : l'horodatage permet de retrouver le passage exact en quelques secondes.

Que faire de l'enregistrement et de la transcription ensuite

Le compte rendu validé est le document de référence. L'enregistrement brut et la transcription intégrale contiennent, eux, des propos spontanés que les participants n'ont pas prévus pour la diffusion. Décidez à l'avance de leur sort : suppression après validation du compte rendu, ou conservation pour une durée limitée et annoncée, dans un espace à accès restreint.

Côté mydubly, l'audio envoyé et les résultats sont supprimés du serveur dans les 30 minutes qui suivent la fin du travail. Les fichiers que vous avez téléchargés restent en revanche sur votre ordinateur : c'est à vous de les ranger ou de les effacer selon la règle fixée. Pour retrouver facilement une information dans vos archives autorisées, voyez comment rechercher dans des enregistrements de réunion (en anglais).