Sprachnachricht in Text umwandeln: Was tun, wenn es bei WhatsApp hakt?

Erst prüfen: Reicht die Transkription in WhatsApp selbst?

Bevor Sie Dateien hin- und herschieben, lohnt ein Blick in die App. WhatsApp hat in den letzten Jahren eine eigene Abschrift für Sprachnachrichten eingeführt. Sie wird in den Einstellungen unter „Chats“ aktiviert, danach erscheint bei empfangenen Sprachnachrichten eine Option, den Text anzuzeigen. Ob und in welchen Sprachen das bei Ihnen funktioniert, hängt von App-Version, Betriebssystem und Region ab, deshalb können wir hier keine verbindliche Liste nennen.

Für den Alltag ist diese Funktion oft genau richtig: Sie sitzen im Zug, die Kollegin schickt drei Minuten Monolog, und Sie wollen nur wissen, ob der Termin am Donnerstag steht. Lesen, antworten, fertig.

Die eingebaute Abschrift stößt aber an Grenzen, sobald Sie mehr wollen als kurz mitlesen:

• Sie brauchen den Text als Datei, etwa für eine Akte, ein Protokoll oder eine E-Mail an Dritte.
• Die Nachricht soll übersetzt werden, weil sie auf Polnisch, Türkisch oder Russisch gesprochen ist.
• Sie wollen Zeitmarken, um später schnell die Stelle mit der Adresse oder der Kontonummer wiederzufinden.
• Die Option taucht bei Ihnen schlicht nicht auf, oder die Sprache der Nachricht wird nicht angeboten.

In diesen Fällen führt kein Weg an einem Export vorbei.

Sprachnachricht aus WhatsApp exportieren

WhatsApp speichert Sprachnachrichten nicht als MP3, sondern im Opus-Format mit der Endung .opus. Wie Sie an die Datei kommen, unterscheidet sich je nach Gerät:

• iPhone: Nachricht gedrückt halten, „Weiterleiten“ wählen, dann unten das Teilen-Symbol antippen. Über das Teilen-Menü können Sie die Datei in der Dateien-App sichern oder per Mail an sich selbst senden.
• Android: Auch hier funktioniert der Weg über „Teilen“ aus dem Chat heraus. Alternativ liegen die Dateien im Medienordner von WhatsApp in einem Unterordner für Sprachnachrichten, den Sie mit einem Dateimanager erreichen.
• Ganzer Chat: Über „Chat exportieren“ mit Medien erhalten Sie ein ZIP-Archiv, in dem die Sprachnachrichten als einzelne Dateien liegen. Praktisch, wenn Sie viele Nachrichten auf einmal brauchen.

Wichtig: Exportieren Sie nur Nachrichten, die Ihnen geschickt wurden oder die Sie selbst aufgenommen haben, und klären Sie vorher, ob die andere Person mit einer Abschrift einverstanden ist. Mehr dazu im Abschnitt zum Datenschutz.

Fehler Nummer eins: Die .opus-Datei wird nicht angenommen

Der häufigste Stolperstein: Sie ziehen die exportierte Datei in ein Transkriptionstool, und nichts passiert, oder es erscheint eine Meldung, dass das Format nicht unterstützt wird. Das ist kein Defekt Ihrer Datei. Opus ist ein sehr effizienter Codec für Sprache, aber viele Programme und Webdienste akzeptieren nur verbreitetere Formate wie MP3, M4A oder WAV. Wer sich für die Technik interessiert, findet in unserem Beitrag über den Opus-Codec (Englisch) die Hintergründe.

Auch mydubly nimmt .opus-Dateien nicht an, ebenso wenig .amr-Dateien, wie sie manche Handys bei Gesprächsaufzeichnungen erzeugen. Die Lösung ist eine Umwandlung in ein gängiges Format, und die dauert bei einer Sprachnachricht nur Sekunden.

So wandeln Sie .opus in MP3 oder M4A um

Sie brauchen dafür einen Audiokonverter, dem Sie vertrauen. Das kann ein Desktop-Programm, eine App oder ein Online-Konverter sein. Ein Beispiel, das viele bereits installiert haben, ist der VLC Media Player: Über das Menü „Medien“ und „Konvertieren/Speichern“ lässt sich eine Audiodatei in MP3 umwandeln.

1. Datei im Konverter öffnen und als Zielformat MP3 oder M4A wählen.
2. Bei der Qualität müssen Sie nicht übertreiben. Für Sprache genügt eine mittlere Bitrate, eine höhere macht die Erkennung nicht genauer.
3. Speicherort festlegen, Umwandlung starten und kurz in die neue Datei hineinhören, ob Ton und Länge stimmen.
4. Bei vielen Nachrichten lohnt eine Stapelverarbeitung, sofern Ihr Programm sie anbietet.

Ein Hinweis zu Online-Konvertern: Damit laden Sie die Nachricht auf einen fremden Server. Bei privaten oder geschäftlichen Inhalten ist ein Programm auf dem eigenen Rechner meist die ruhigere Wahl.

Sprachmemos, die Sie mit der iPhone-App „Sprachmemos“ aufnehmen, liegen dagegen in der Regel schon als M4A vor und können direkt verarbeitet werden. Unser englischer Leitfaden zu Sprachmemos als Text (Englisch) beschreibt diesen Fall ausführlicher.

Sprachnachricht mit mydubly in Text umwandeln

Wenn die Datei als MP3 oder M4A vorliegt, ist der Rest schnell erledigt. mydubly läuft im Browser, es gibt keine App zum Installieren. Die Oberfläche ist englisch, die Schritte sind aber überschaubar:

1. Öffnen Sie die Startseite und ziehen Sie die Datei in den Audiobereich „Drop audio here“ (alternativ zum Ausprobieren: „Use a sample recording“).
2. Lassen Sie den Schalter „Audio and text output“ ausgeschaltet. Dann steht dort „Timestamped transcript only“, also nur die Abschrift mit Zeitmarken.
3. Die Sprache der Nachricht wird automatisch erkannt („Source: Auto detect“). Manuell einstellen lässt sie sich nicht.
4. Wählen Sie unter „Select language“ die Sprache der Nachricht, dann kommt der Text unübersetzt zurück. Soll er gleich übersetzt werden, wählen Sie stattdessen die Zielsprache, zum Beispiel German.
5. Klicken Sie auf „Transcribe audio“ und lassen Sie den Tab offen, bis das Ergebnis da ist. Wer den Tab schließt, bricht den Auftrag ab; die Credits dafür werden zurückgebucht.
6. Laden Sie das Ergebnis herunter: „Download transcript“ liefert reinen Text, „Download timestamped transcript“ die Fassung mit Zeitmarken.

Was mydubly dabei nicht kann: Es holt keine Nachrichten direkt aus WhatsApp, es gibt keine Verknüpfung mit Ihrem Konto und keine Handy-App. Sprecher werden nicht automatisch unterschieden, und für Korrekturen öffnen Sie die heruntergeladene Textdatei in einem beliebigen Editor oder in Word. Wie die Weiterarbeit in Word aussieht, zeigt der Artikel Audio in Text umwandeln mit Word. Alle Funktionen für Audiodateien finden Sie auf der Seite Audio in Text (Englisch).

[0:02] Hallo Herr Becker, kurz wegen der Lieferung nach Linz.
[0:07] Die Paletten kommen nicht Mittwoch, sondern erst Freitag früh.
[0:12] Rufen Sie mich bitte zurück, wenn das für Sie ein Problem ist.

Weitere typische Probleme und was dahintersteckt

Auch wenn die Datei angenommen wird, ist das Ergebnis nicht immer sauber. Die häufigsten Ursachen:

• Sehr kurze Nachrichten: Bei zwei, drei Sekunden hat die automatische Spracherkennung wenig Anhaltspunkte. Gelegentlich wird dann die falsche Sprache vermutet. Hilfreich ist, mehrere kurze Nachrichten derselben Person zu einer Datei zusammenzufügen.
• Hintergrundgeräusche: Straßenlärm, Wind oder ein laufender Fernseher kosten Genauigkeit. Hier hilft keine Software-Einstellung, nur eine bessere Aufnahme. Tipps dazu bietet der Beitrag über leise und schwer verständliche Aufnahmen (Englisch).
• Dialekt und Sprachmischung: Wer zwischen Deutsch und Türkisch oder Englisch hin- und herwechselt, bekommt eine Abschrift so, wie es gehört wurde, aber nicht fehlerfrei. Starker Dialekt wird meist in Richtung Hochdeutsch geglättet.
• Namen, Orte, Fachbegriffe: Ungewöhnliche Nachnamen oder Firmennamen werden oft lautähnlich geschrieben. Planen Sie einen kurzen Korrekturdurchgang ein.
• Lange Pausen: Stille wird übersprungen, weil die Erkennung Sprachaktivität erkennt. Das ist gewollt und verändert die Zeitmarken nicht.

Was kostet es, Sprachnachrichten abzuschreiben?

mydubly arbeitet mit Prepaid-Credits ohne Abo. Für reine Abschriften gilt der günstigste Tarif: 1 Credit pro angefangener Minute, mindestens 5 Credits pro Datei. Bei Neuanmeldung gibt es 100 Credits geschenkt.

Das Minimum von 5 Credits pro Datei ist bei Sprachnachrichten der entscheidende Punkt, denn die meisten Nachrichten dauern unter einer Minute.

Wer regelmäßig viele kurze Nachrichten abschreibt, spart also deutlich, wenn er sie vorher bündelt. Dafür genügt ein einfacher Audioeditor, der Dateien aneinanderhängen kann.

Datenschutz bei fremden Sprachnachrichten

Eine Sprachnachricht enthält nicht nur Worte, sondern auch die Stimme eines Menschen, und oft Namen, Adressen oder Gesundheitsangaben. Wenn Sie die Nachricht eines anderen in ein Online-Tool laden, geben Sie diese Daten an einen Dienstleister weiter. Im privaten Umfeld reicht meist eine kurze Rückfrage, beruflich sollten Sie die Regeln Ihres Arbeitgebers kennen. Bei Unklarheiten ist die oder der Datenschutzbeauftragte die richtige Ansprechperson; dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.

Zu mydubly lässt sich Folgendes sagen: Die Audiodatei wird per HTTPS übertragen, und hochgeladene Audiodateien sowie Ergebnisse werden innerhalb von 30 Minuten nach Abschluss des Auftrags vom Server gelöscht. Was Sie dabei sonst beachten sollten, erklärt unser Artikel zum Datenschutz bei der Transkription.